Generátor Zálohových faktur

Pokud evidujete Přijaté objednávky od zákazníků, u kterých je vybrána forma úhrady Převodem, Platba kartou, příp. další a vystavujete pro ně Vydané zálohové faktury (dále ZFV), je možné tyto ZFV v pravidelných intervalech automaticky generovat.

Toto generování proběhne v případě, že od poslední editace Přijaté objednávky uplyne minimálně X minut, což je nějaká ochranná lhůta, aby nebyly přeneseny špatné nebo neúplné informace. Jako variabilní symbol Vydané zálohové faktury bude použito číslo navázané Přijaté objednávky.
Generátor standardně podporuje cizí měny, různé formy úhrady i různé sazby DPH. Veškeré tyto náležitosti se berou 1:1 právě z Přijaté objednávky.

Jakmile se v Pohodě takovýto nový záznam do agendy Vydaných zálohových faktur vytvoří, je následně i automaticky vytištěn do souboru formátu .PDF, a také automaticky odeslán na e-mail zákazníka uvedený ve fakturační adrese.

Po úplné likvidaci takovéto Vydané zálohové faktury načtením výpisu z banky (funkce ES POHODA) je navázaná Přijatá objednávka označena příznakem „Zaplaceno“. Okamžitě tak je už z agendy Přijaté objednávky patrné, se kterou se můžu dál pracovat a vyřídit ji.

Při konečné fakturaci je samozřejmě nezbytné, pokud vytváříte Vydanou fakturu ručně, vystavenou Zálohovou fakturu odečíst. ZFV mohou být na zúčtovací faktuře uplatněny automaticky v případě, že by i zúčtovací Vydanou fakturu generovalo naše další automatické řešení: Generátor Vydaných faktur

V případě, že je zapotřebí generovat Vydané zálohové faktury opakovaně (např. vyúčtování pronájmů, energií, atd.), je možné toho docílit zatržením pole „Trvalý doklad“ u Přijaté objednávky. Zatržítko potom způsobí, že se po vygenerování navázané ZFV objednávka neoznačí jako „Vyřízená“ a je tedy možné k ní po nějaké době opět automaticky vygenerovat další ZFV.
Všechny takovéto faktury jsou samozřejmě na Přijatou objednávku navázané, a tím pádem jsou dohledatelné na objednávce v záložce „Doklady“. Kromě toho se dají na objednávku doplnit nové volitelné parametry, podle kterých by se daly objednávky jednoduše filtrovat a na tomto základě by se nad nimi potom generátor ZFV spouštěl (např. Týdenní, Měsíční, Čtvrtletní…).