Schvalování Přijatých faktur a VOBJ

Samotný proces schvalování probíhá mailovou formou. Kromě toho je v rámci řešení v Pohodě zprovozněna nová uživatelská agenda Schvalovací skupiny, v rámci které jsou definovány právě jednotlivé skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro schvalování faktur, a to i pro několik úrovní schvalování. Například 1. úroveň – e-mailová adresa obchodníka, 2. úroveň e-mailová adresa ředitele atd.

V hlavičce agendy se definuje název skupiny a v položkách se definují jednotliví uživatelé skupiny:

• Jméno uživatele
• E-mailová adresa uživatele
• Úroveň
• Platnost Od-Do
• Limit částky pro schvalování
• Poznámka definice

Jakmile se u Přijaté faktury nastaví úrovně pro schvalování, zaškrtne se příznak „Odeslat ke schválení“ a doklad se uloží, což většinou provádí obsluha fakturace ručně, tak se zároveň pošle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 1. úrovni. Tělo e-mailu i jeho předmět jsou konfigurovatelné a v šabloně lze využit většinu polí z hlavičky dokladu, naopak nelze pracovat s položkami (s výjimkou záložky Zaúčtování, která lze v emailu zobrazit). V emailu jsou běžně základní údaje o faktuře již v jeho předmětu (číslo dokladu, firma, částka měna) a podrobnější informace se nachází v jeho těle.

Důležitou součástí emailu jsou také přílohy, v nichž se nachází všechny soubory ze záložky Dokumenty v Pohodě na daném dokladu. Email má z principu svá omezení, a proto není možné odesílat přílohy, které běžně emailem neprojdou (velké soubory, nepovolené typy souborů atd).
Přílohy e-mailů s odpovědí na schválení je možné potom také ukládat do záložky Dokumenty. Každá příloha vč. poznámky potom přijde dalšímu schvalovateli jako příloha e-mailu. Dají se tak předávat např. originální objednávka, různé připomínky, nebo e-mailová vlákna předchozí komunikace přílohou.

Proces schvalování:

Po přijetí e-mailu si uživatel z 1. úrovně otevře PDF soubor a zkontroluje ho, jestli je vše v pořádku. Pokud ano, stačí pouze odpovědět na e-mail, kdy uživatel pracuje pouze s předmětem emailu. Pokud předmět nechá beze změn, říká tím systému, že doklad schvaluje. Pokud do předmětu napíše „NE poznámka“, tak potom doklad neschvaluje a přidává poznámku. Pokud předmět změníme a nezačíná na „NE“, tak doklad schvalujeme a zároveň připojujeme poznámku, která je napsaná v předmětu odesílaného emailu.

Schválený odpovědní e-mail uživatele 1. úrovně se u Přijaté faktury zaznamená příznakem „1. úroveň – schváleno“. Následně se odešle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 2. úrovni. Pokud je v rámci první úrovně evidováno více schvalovatelů, doklad se za úroveň schválí vždy už prvním uživatelem, který schválení provede.

Součástí e-mailu je opět i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Postup uživatele 2. úrovně je následně stejný jako u předešlého uživatele. Otevře si PDF soubor a zkontroluje ho. V případě, že je vše v pořádku, může na e-mail obratem odpovědět. Odpovědní e-mail uživatele z 2. úrovně u Přijaté faktury změní příznak z „1. úroveň – schváleno“ na „2. úroveň – schváleno“. Pokud následně pro schvalovací skupinu neexistuje definice pro další úroveň, pak se automaticky zaškrtne i příznak „Kompletně schváleno – ANO“. Jinak se odešle další e-mail pro uživatele z 3. úrovně atd.

Řešení bere v potaz, že Přijaté faktury budou před odesíláním požadavku ke schválení naskenovány a uloženy v ES POHODA v záložce Dokumenty konkrétní Přijaté faktury tak, aby bylo jednoznačně dohledatelné, jaké PDF s fakturou se zasílá e-mailem.
Informace (datum, čas, e-mail/y) o odeslání e-mailu s požadavkem na schválení a přijetí schválení se zapisují do záložky Události u konkrétní Přijaté faktury.

Na schválení je možné odepsat pouze z e-mailu příslušného uživatele, nebo např. jeho zástupce. Každý požadavek na schválení bude v těle e-mailu obsahovat hash kombinaci z e-mailu uživatele a čísla faktury.
Odesílání e-mailů neprobíhá okamžitě, ale nastavuje se pravidelně spouštěný automat, jež odesílá požadavky na schválení v dávkách. Spouštěn může být např. každých 10 minut. Stejně tak se provádí i zpracování schválení.
Je možné nastavit také limit částky, do které se budou doklady schvalovat samy (popř. uživateli s nižší úrovní) a až po překročení tohoto limitu by se následně odeslal e-mail na schválení uživatelům s příslušným oprávněním.

V agendě Adresář se dá případně konkrétnímu dodavateli přednastavit Schvalovací skupina, aby nebylo zapotřebí ji na Přijaté faktuře doplňovat ručně.
Do těla e-mailu se kromě základních informací (částka, nebo zákazník) propisuje i text Interní poznámky dokladu. Pokud je v předmětu zprávy zasílaného e-mailu cokoliv změněno, změna se projeví i do Interní poznámky. Následující schvalovatel tedy vidí novou poznámku ihned v hlavičce e-mailu. Nalezne ji samozřejmě také v ES POHODA, kam ale teoreticky vůbec nemusí.

* Pro správnou funkčnost tohoto řešení je zapotřebí vyhrazená e-mailová schránka pro tyto účely a k ní údaje pro napojení přes SMTP a POP3 protokoly.