Upomínkovač faktur po splatnosti

Generování a rozesílání upomínek

Upomínky jsou generovány automaticky pomocí naprogramovaného skriptu, přičemž jejich chování lze přizpůsobit vašim specifickým požadavkům. E-mailová adresa se primárně přebírá z pole E-mail u příslušného kontaktu – buď přímo na dokladu, nebo v agendě Adresář.

Pro jednu adresu může být definováno více e-mailových kontaktů. Jejich adresy se uvádějí v příslušném poli oddělené středníkem a při odesílání upomínek jsou využity všechny zadané kontakty pro daný typ upomínky. Pro každého zákazníka je obvykle generována jedna upomínka dané úrovně, která obsahuje všechny jeho doklady spadající do této úrovně upomínkování.

Flexibilní nastavení upomínek

Nástroj umožňuje definovat skupiny (úrovně) upomínek, které se k jednotlivým dokladům přiřazují podle počtu dnů po splatnosti. Časové intervaly, četnost i chování jednotlivých upomínek jsou konfigurovatelné podle vašich potřeb.

Upomínky jsou generovány pomocí automatizovaného skriptu, jehož chování lze přizpůsobit interním procesům společnosti.

Přehled odeslaných upomínek

Uživatel má k dispozici kompletní přehled o všech odeslaných upomínkách ke konkrétnímu dokladu. Informace o stavech upomínek se evidují v poli volitelného parametru, kde jsou zaznamenány všechny provedené akce.

Kontakty pro zasílání upomínek

E-mailová adresa se automaticky přebírá z kontaktů uvedených:

• přímo na dokladu, nebo
• v agendě Adresář.

Není nutné vytvářet nové kontakty - příznak lze nastavit i na hlavní adrese firmy. Pokud je k jedné adrese přiřazeno více kontaktů, upomínka je odeslána všem relevantním kontaktům, jsou-li uvedeny v patřičném poli.

Každému zákazníkovi je pro daný typ generována jedna souhrnná upomínka, která obsahuje všechny jeho doklady po splatnosti odpovídající danému typu upomínky.

Integrace do agendy Faktury vydané

Agenda Faktury vydané je rozšířena o:

• Volitelný parametr Log podmínek - evidence stavů odeslaných upomínek.
• Zaškrtávací pole Nezasílat upomínky - možnost ručně vyloučit konkrétní doklad.
• Volitelné parametry Upomínka 1 - X dle počtu skupin upomínek - které evidují počet již odeslaných upomínek

Pokud má uživatel povoleny Hromadné úpravy, je možné tyto údaje upravit a upomínku znovu vygenerovat.

Vzhled a architektura aplikace

Aplikace se instaluje na server a lze ji spustit ručně z jakéhokoli počítače. Komunikace s Pohodou probíhá přímo přes SQL Server.

Po spuštění se zobrazí přehledné okno rozdělené dle skupin upomínek. U každého dokladu je zobrazeno:

• číslo faktury,
• název zákazníka a IČO,
• částka po splatnosti (CZK nebo cizí měna),
• kontakt pro odeslání.

Uživatel může:

• Zrušit odeslání upomínky u konkrétního dokladu.
• Odeslat všechny upomínky najednou nebo jen vybraný typ.

Pro maximální pohodlí lze nastavit automatické spouštění aplikace v předem určený čas. Tento čas si uživatel může libovolně přizpůsobit (spouštění nerespektuje státní svátky a dny volna).

Neodeslané upomínky jsou automaticky nabídnuty při dalším spuštění aplikace, pokud nedošlo k jejich vyřazení (např. úhradou faktury).