Import dodavatelů z .XLS

Po spuštění nástroje uživatel v prvním kroku vybere účetní jednotku, nad kterou bude import dodavatelů probíhat. Po zvolení databáze je potřeba vybrat .XLS soubor pro import a konkrétního dodavatele. Celý import probíhá vždy pro konkrétního dodavatele.

Vybraný XLS soubor je poté potřeba spárovat s kartami v systému Pohoda. Párování je možné nastavit například podle pole Kód nebo Čár. kód (EAN). Po výběru způsobu párování stačí zvolit odpovídající párovací sloupec v XLS souboru. Tím je jednoznačně určeno, podle kterého sloupce bude program dohledávat skladové karty na skladě.

Dále je potřeba zvolit, nad kterými sklady bude import probíhat. Kvůli párování karet je vždy potřeba zvolit hlavní referenční sklad, na kterém se budou skladové karty dohledávat. Pokud není karta na tomto skladě nalezena, pak nedojde k její aktualizaci a založení dodavatele ani na ostatních vybraných skladech. Pokud uživatel zatrhne některý z ostatních skladů, pak bude import dodavatelů probíhat také nad těmito sklady – za předpokladu, že karta se nachází na hlavním referenčním skladu.
Funkce Přidat bude nástroj zakládat nové dodavatele na kartu, pokud dodavatel na kartě ještě neexistuje.

Funkce Aktualizovat slouží pouze k aktualizaci názvů, cen, resp. ostatních importovaných údajů v závislosti na zvoleném dodavateli. V tomto případě však nedochází k zakládání nového dodavatele, pouze k aktualizaci údajů pro zvoleného dodavatele. Pokud tedy na kartě příslušný dodavatel založený není, pak bude položka z importu přeskočena.

Funkce Smazat umožnuje odstranění všech ostatních dodavatelů na každé dohledané kartě. V Kombinaci s volbou Přidat nebo Aktualizovat je tak možné docílit nastavení jediného dodavatele.

Fuknce Výchozí pak slouží k nastavení importovaného dodavatele jako výchozího, včetně propisu na formulář skladové karty, do polí pro automatické objednávání. Touto volbou je možné docílit také například pouze změny výchozího dodavatele, bez ovlivnění stávajících údajů.

Po určení souboru, způsobu párování a zvolení skladu uživatel načte celý .XLS soubor do rozhraní aplikace přes tlačítko Načíst data. Tím dojde k natažení všech položek ze souboru a k jejich dohledání na skladu. Pokud se položka na skladu nenachází, pak je v aplikaci vyznačena červeně a sloupec Stav je nastaven na hodnotu False (nespárováno). Zároveň jsou pro všechny položky nastaveny výchozí akce (Přidat, Aktualizovat, Smazat, Výchozí). Přímo z aplikace je možné vytvořit také zpětný výstup do Excelu, např. pro dohledávání a další zpracování nespárovaných zásob. Přes tlačítko Export Excel dojde k vytvoření .XLS souboru se všemi vyfiltrovanými kartami. Proto je před exportem vhodné nastavit filtr na nespárované karty přes sloupec Stav.

Po načtení .XLS souboru a zvolení akcí, které se mohou pro jednotlivé zásoby lišit, zbývá nastavit pravidla pro přiřazení jednotlivých sloupců z .XLS souboru. Přes tlačítko Přiřadit sloupce dojde k zobrazení rozhraní, kde lze jednoduše spárovat sloupce z XLS souboru se sloupci v tabulce dodavatelů v Pohodě. Pouze přiřazené sloupce budou během importu použity. Pokud je některý sloupec nepřiřazen, pak je z importu zcela vynechán.