Home > Schvalování faktur

Schvalování faktur

Agenda Schvalování faktur je nástroj usnadňující evidenci schvalování jednotlivých dokladů a jejich samotný proces schvalování. Celé řešení funguje v agendě Faktury Přijaté + opravné DD, a také v agendě Zálohové faktury přijaté.

Co s uživatelskou agendou Schvalování faktur získáte?

  • Zjednodušení vyřizování fakturační agendy
  • Přehlednost nad fakturacemi
  • Urychlení postupu schvalování
  • Nulovou chybovost při odesílání faktur.

V uživatelské agendě Schvalovací skupiny jsou definovány právě jednotlivé skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro schvalování faktur, a to i pro několik úrovní schvalování. Například 1. úroveň – e-mailová adresa obchodníka, 2. úroveň e-mailová adresa ředitele… 

  • V hlavičce agendy se definuje název skupiny.
  • V položkách se definují jednotlivý uživatelé skupiny:
    • Jméno uživatele
    • E-mailová adresa uživatele
    • Úroveň
    • Platnost Od-Do
    • Limit částky pro schvalování
    • Poznámka definice

Seznam Schvalovacích skupin v uživatelské agendě:

 

Položky schvalovací skupiny:

* Např. 1úroveň – obchodník a e-mail na obchodníka, 2úroveň ředitel a e-mail na ředitele. Možnost nastavení Limitu částky, od které má uživatel schvalování řešit.

V agendě Adresář se dá následně konkrétnímu dodavateli přednastavit Schvalovací skupina. 

Jakmile se následně u Přijaté faktury nastaví úrovně pro schvalování, zaškrtne se příznak „Odeslat ke schválení“, tak se zároveň pošle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 1. úrovni. Součástí e-mailu je i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. 

Po přijetí e-mailu si uživatel z 1. úrovně otevře PDF soubor a zkontroluje ho, jestli je vše v pořádku. Pokud ano, stačí pouze odpovědět na e-mail. Tento odpovědní e-mail uživatele 1. úrovně se u Přijaté faktury zaznamená příznakem „1. úroveň – schváleno“. Následně se odešle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 2. úrovni. Součástí e-mailu je opět i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Postup uživatele 2. úrovně je následně stejný jako v předešlém případě u uživatele 1. úrovně. Otevře si PDF soubor a zkontroluje ho. V případě, že je vše v pořádku, může na e-mail obratem odpovědět. Odpovědní e-mail uživatele z 2. úrovně u Přijaté faktury změní příznak z „1. úroveň – schváleno“ na „2. úroveň – schváleno“. Pokud následně pro schvalovací skupinu neexistuje definice pro další úroveň, pak se automaticky zaškrtne i příznak „Kompletně schváleno – ANO“. Jinak se odešle další e-mail pro uživatele z 3. úrovně atd.

Řešení bere v potaz, že přijaté faktury budou před odesíláním požadavku ke schválení naskenovány a uloženy v ES POHODA v záložce Dokumenty konkrétní Přijaté faktury tak, aby bylo jednoznačně dohledatelné, jaké PDF s fakturou se zasílá e-mailem. 

Informace (datum, čas, e-mail/y) o odeslání e-mailu s požadavkem na schválení a přijetí schválení se zapisují do záložky Události u konkrétní Přijaté faktury.

Na schválení je možné odepsat pouze z e-mailu příslušného uživatele, nebo např. jeho zástupce. Každý požadavek na schválení bude v těle e-mailu obsahovat hash kombinaci z e-mailu uživatele a čísla faktury.

Odesílání e-mailů neprobíhá okamžitě, ale nastavuje se pravidelně spouštěný automat, jež odesílá požadavky na schválení v dávkách. Spouštěn může být např. každých 10 minut. Stejně tak se provádí i zpracování schválení.

Je možné nastavit také limit částky, do které se budou doklady schvalovat samy (popř. uživateli s nižší úrovní) a až po překročení tohoto limitu by se následně odeslal e-mail na schválení uživatelům s příslušným oprávněním.

Do těla e-mailu se kromě základních informací (částka, zákazník,…) propisuje i text Interní poznámky dokladu. Pokud je v předmětu zprávy zasílaného e-mailu cokoliv změněno, změna se projeví i do Interní poznámky. Následující schvalovatel tedy vidí novou poznámku ihned v hlavičce e-mailu. Nalezne ji samozřejmě také v ES POHODA, kam ale vůbec nemusí.

 * Pro správnou funkčnost tohoto řešení je zapotřebí vyhrazená e-mailová schránka pro tyto účely a k ní údaje pro napojení přes SMTP a POP3 protokoly. 

Ceník řešení

Modul Pořizovací cena

Schvalování faktur

16 000,- 

Vzdálená instalace do 1 účetní jednotky
(Instalace v max. rozsahu 6h. Implementace do ES POHODA E1, konfigurace e-mailových služeb, testování a předání. Práce nad rámec jsou zpoplatňovány sazbou „práce programátora“ dle platného ceníku služeb)

  8 100,- 

Řešení dostupné pouze pro Informačním systém:

*Všechny ceny uvedeny v Kč a bez DPH

*Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.

*Pozn. Na řešení je poskytována záruka 6 měsíců od dokončení instalace.  

Další návrh/tip pro vás:

Máte zájem řešení ještě více automatizovat přesně podle vašich potřeb?

Na míru vám řešení modifikujeme tak, aby se maximálním způsobem zautomatizovaly procesy související s generováním balíků, které jsou typické pro vaši společnost.

Nabízíme vám např. možnost výběru typu dopravce a způsobu dopravy na základě informací, které máte již ve vašem e-shopu, generování balíkové soupisky po zkontrolování objednávky skladníkem a mnoho dalšího.

V případě vašeho zájmu nás neváhejte kontaktovat.

 

Řešení spolupracující se systémem POHODA

www.pohoda.cz

 

www.pohodaplus.cz


Aktuality

23.8.2018 - Novinka v řešení Doprava – Česká pošta API!

Pro ty z Vás, kteří dnes již využívají, nebo by chtěli využívat, služby dopravce Česká pošta máme velkou novinku. Tou je podpora napojení našeho řešení na API České pošty, což znamená, že je možné data odesílat [...]

26.7.2018 - Nové funkce řešení Objednávky skladem!

Doplnění tiskové sestavy Chybějící položky. U objednávek, které prozatím není možné expedovat, tato tisková sestava zobrazí soupis chybějících položek, včetně počtu kusů. Na tom základě je ihned jasné, které zboží je zapotřebí zajistit, aby bylo [...]

25.5.2017 - Nová funkce v řešení Generátor FV i ZFV

NOVINKA!!! V případě, že potřebujete z nějakého důvodu generovat Vydané faktury (Vydané zálohové faktury) opakovaně (vyúčtování pronájmů, energíí…), je možné toho docílit zatržením pole „Trvalý doklad“ u Přijaté objednávky. Zatržítko potom způsobí, že se po vygenerování navázané Vydané [...]


zobrazit starší aktuality rss