Home > Schvalování faktur

Schvalování faktur

Agenda Schvalování faktur je nástroj usnadňující evidenci schvalování jednotlivých dokladů a jejich samotný proces schvalování. Celé řešení funguje v agendě Faktury Přijaté + opravné DD, a také v agendě Zálohové faktury přijaté.

Co s uživatelskou agendou Schvalování faktur získáte?

  • Zjednodušení vyřizování fakturační agendy
  • Přehlednost nad fakturacemi
  • Urychlení postupu schvalování
  • Nulovou chybovost při odesílání faktur.

V uživatelské agendě Schvalovací skupiny jsou definovány právě jednotlivé skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro schvalování faktur, a to i pro několik úrovní schvalování. Například 1. úroveň – e-mailová adresa obchodníka, 2. úroveň e-mailová adresa ředitele… 

  • V hlavičce agendy se definuje název skupiny.
  • V položkách se definují jednotlivý uživatelé skupiny:
    • Jméno uživatele
    • E-mailová adresa uživatele
    • Úroveň
    • Platnost Od-Do
    • Limit částky pro schvalování
    • Poznámka definice

Seznam Schvalovacích skupin v uživatelské agendě:

 

Položky schvalovací skupiny:

* Např. 1úroveň – obchodník a e-mail na obchodníka, 2úroveň ředitel a e-mail na ředitele. Možnost nastavení Limitu částky, od které má uživatel schvalování řešit.

V agendě Adresář se dá následně konkrétnímu dodavateli přednastavit Schvalovací skupina. 

Jakmile se následně u Přijaté faktury nastaví úrovně pro schvalování, zaškrtne se příznak „Odeslat ke schválení“, tak se zároveň pošle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 1. úrovni. Součástí e-mailu je i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. 

Po přijetí e-mailu si uživatel z 1. úrovně otevře PDF soubor a zkontroluje ho, jestli je vše v pořádku. Pokud ano, stačí pouze odpovědět na e-mail. Tento odpovědní e-mail uživatele 1. úrovně se u Přijaté faktury zaznamená příznakem „1. úroveň – schváleno“. Následně se odešle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 2. úrovni. Součástí e-mailu je opět i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Postup uživatele 2. úrovně je následně stejný jako v předešlém případě u uživatele 1. úrovně. Otevře si PDF soubor a zkontroluje ho. V případě, že je vše v pořádku, může na e-mail obratem odpovědět. Odpovědní e-mail uživatele z 2. úrovně u Přijaté faktury změní příznak z „1. úroveň – schváleno“ na „2. úroveň – schváleno“. Pokud následně pro schvalovací skupinu neexistuje definice pro další úroveň, pak se automaticky zaškrtne i příznak „Kompletně schváleno – ANO“. Jinak se odešle další e-mail pro uživatele z 3. úrovně atd.

Řešení bere v potaz, že přijaté faktury budou před odesíláním požadavku ke schválení naskenovány a uloženy v ES POHODA v záložce Dokumenty konkrétní Přijaté faktury tak, aby bylo jednoznačně dohledatelné, jaké PDF s fakturou se zasílá e-mailem. 

Informace (datum, čas, e-mail/y) o odeslání e-mailu s požadavkem na schválení a přijetí schválení se zapisují do záložky Události u konkrétní Přijaté faktury.

Na schválení je možné odepsat pouze z e-mailu příslušného uživatele, nebo např. jeho zástupce. Každý požadavek na schválení bude v těle e-mailu obsahovat hash kombinaci z e-mailu uživatele a čísla faktury.

Odesílání e-mailů neprobíhá okamžitě, ale nastavuje se pravidelně spouštěný automat, jež odesílá požadavky na schválení v dávkách. Spouštěn může být např. každých 10 minut. Stejně tak se provádí i zpracování schválení.

Je možné nastavit také limit částky, do které se budou doklady schvalovat samy (popř. uživateli s nižší úrovní) a až po překročení tohoto limitu by se následně odeslal e-mail na schválení uživatelům s příslušným oprávněním.

Do těla e-mailu se kromě základních informací (částka, zákazník,…) propisuje i text Interní poznámky dokladu. Pokud je v předmětu zprávy zasílaného e-mailu cokoliv změněno, změna se projeví i do Interní poznámky. Následující schvalovatel tedy vidí novou poznámku ihned v hlavičce e-mailu. Nalezne ji samozřejmě také v ES POHODA, kam ale vůbec nemusí.

 * Pro správnou funkčnost tohoto řešení je zapotřebí vyhrazená e-mailová schránka pro tyto účely a k ní údaje pro napojení přes SMTP a POP3 protokoly. 

Ceník řešení

Modul Pořizovací cena

Schvalování faktur

14 970,- 

Vzdálená instalace do 1 účetní jednotky
(Instalace v max. rozsahu 6h. Implementace do ES POHODA E1, konfigurace e-mailových služeb, testování a předání. Práce nad rámec jsou zpoplatňovány sazbou „práce programátora“ dle platného ceníku služeb)

  8 100,- 

Řešení dostupné pouze pro Informačním systém:

*Všechny ceny uvedeny v Kč a bez DPH

*Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.

*Pozn. Na řešení je poskytována záruka 6 měsíců od dokončení instalace.  

Další návrh/tip pro vás:

Máte zájem řešení ještě více automatizovat přesně podle vašich potřeb?

Na míru vám řešení modifikujeme tak, aby se maximálním způsobem zautomatizovaly procesy související s generováním balíků, které jsou typické pro vaši společnost.

Nabízíme vám např. možnost výběru typu dopravce a způsobu dopravy na základě informací, které máte již ve vašem e-shopu, generování balíkové soupisky po zkontrolování objednávky skladníkem a mnoho dalšího.

V případě vašeho zájmu nás neváhejte kontaktovat.

 

Řešení spolupracující se systémem POHODA

www.pohoda.cz

 

www.pohodaplus.cz


Aktuality

25.5.2017 - Nová funkce v řešení Generátor FV i ZFV

NOVINKA!!! V případě, že potřebujete z nějakého důvodu generovat Vydané faktury (Vydané zálohové faktury) opakovaně (vyúčtování pronájmů, energíí…), je možné toho docílit zatržením pole „Trvalý doklad“ u Přijaté objednávky. Zatržítko potom způsobí, že se po vygenerování navázané Vydané [...]

20.3.2017 - NOVINKA!!! Aplikace na porovnání obrázků

Jedná se o aplikaci, která porovnává obrázky u zásob v ES POHODA a obrázky ve složce, která je na Zásoby v ES POHODA napojená. Pro více informací nás neváhejte KONTAKTOVAT, nebo kliknout na odkaz níže. [...]

15.3.2017 - NOVINKA!!! Tisk dokladů do PDF

Jedná se o nástroj, který provádí automatické tisky dokladu do PDF souborů a jejich následné odeslání na e-mail konkrétních zákazníků. Pro více informací nás neváhejte KONTAKTOVAT  Více informací o Nástroji na tisk dokladů do PDF


zobrazit starší aktuality rss