Schvalování Přijatých faktur / Schvalování Vydaných objednávek
Agenda Schvalování Přijatých faktur je nástroj usnadňující evidenci schvalování jednotlivých dokladů a jejich samotný proces schvalování. Celé řešení funguje v agendě Faktury Přijaté + opravné DD, a také v agendě Zálohové faktury přijaté.
Schvalování Vydaných objednávek je samostatné řešení, fungující na obdobném principu jako Schvalování Přijatých faktur níže. Při pořízení a používání obou řešení současně je možné navíc řešení mezi sebou v základu provázat – např. když se schválí Vydaná objednávka, je možné potom navázanou Přijatou fakturu už neschvalovat apod.
Co s uživatelskou agendou Schvalování získáte?
- Zjednodušení vyřizování fakturační agendy
- Přehlednost nad fakturacemi
- Urychlení postupu schvalování
- Nulovou chybovost při odesílání faktur.
V uživatelské agendě Schvalovací skupiny jsou definovány právě jednotlivé skupiny uživatelů a jejich e-mailových adres pro schvalování faktur, a to i pro několik úrovní schvalování. Například 1. úroveň – e-mailová adresa obchodníka, 2. úroveň e-mailová adresa ředitele…
- V hlavičce agendy se definuje název skupiny.
- V položkách se definují jednotlivý uživatelé skupiny:
- Jméno uživatele
- E-mailová adresa uživatele
- Úroveň
- Platnost Od-Do
- Limit částky pro schvalování
- Poznámka definice
Seznam Schvalovacích skupin v uživatelské agendě:
Položky schvalovací skupiny:
* Např. 1úroveň – obchodník a e-mail na obchodníka, 2úroveň ředitel a e-mail na ředitele. Možnost nastavení Limitu částky, od které má uživatel schvalování řešit.
V agendě Adresář se dá následně konkrétnímu dodavateli přednastavit Schvalovací skupina. 
Jakmile se následně u Přijaté faktury nastaví úrovně pro schvalování, zaškrtne se příznak „Odeslat ke schválení“, tak se zároveň pošle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 1. úrovni. Součástí e-mailu je i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Přílohy e-mailů s odpovědí je možné také ukládat do záložky Dokumenty. Každá příloha vč. poznámky potom přijde dalšímu schvalovateli jako příloha e-mailu. Je tak možné si předávat např. originální objednávku, různé připomínky, nebo e-mailová vlákna předchozí komunikace přílohou.
Po přijetí e-mailu si uživatel z 1. úrovně otevře PDF soubor a zkontroluje ho, jestli je vše v pořádku. Pokud ano, stačí pouze odpovědět na e-mail. Tento odpovědní e-mail uživatele 1. úrovně se u Přijaté faktury zaznamená příznakem „1. úroveň – schváleno“. Následně se odešle e-mail/e-maily na adresy definované skupiny v 2. úrovni. Součástí e-mailu je opět i PDF dokument ze záložky Dokumenty u konkrétní Přijaté faktury. Postup uživatele 2. úrovně je následně stejný jako v předešlém případě u uživatele 1. úrovně. Otevře si PDF soubor a zkontroluje ho. V případě, že je vše v pořádku, může na e-mail obratem odpovědět. Odpovědní e-mail uživatele z 2. úrovně u Přijaté faktury změní příznak z „1. úroveň – schváleno“ na „2. úroveň – schváleno“. Pokud následně pro schvalovací skupinu neexistuje definice pro další úroveň, pak se automaticky zaškrtne i příznak „Kompletně schváleno – ANO“. Jinak se odešle další e-mail pro uživatele z 3. úrovně atd.
Řešení bere v potaz, že přijaté faktury budou před odesíláním požadavku ke schválení naskenovány a uloženy v ES POHODA v záložce Dokumenty konkrétní Přijaté faktury tak, aby bylo jednoznačně dohledatelné, jaké PDF s fakturou se zasílá e-mailem.
Informace (datum, čas, e-mail/y) o odeslání e-mailu s požadavkem na schválení a přijetí schválení se zapisují do záložky Události u konkrétní Přijaté faktury.
Na schválení je možné odepsat pouze z e-mailu příslušného uživatele, nebo např. jeho zástupce. Každý požadavek na schválení bude v těle e-mailu obsahovat hash kombinaci z e-mailu uživatele a čísla faktury.
Odesílání e-mailů neprobíhá okamžitě, ale nastavuje se pravidelně spouštěný automat, jež odesílá požadavky na schválení v dávkách. Spouštěn může být např. každých 10 minut. Stejně tak se provádí i zpracování schválení.
Je možné nastavit také limit částky, do které se budou doklady schvalovat samy (popř. uživateli s nižší úrovní) a až po překročení tohoto limitu by se následně odeslal e-mail na schválení uživatelům s příslušným oprávněním.
Do těla e-mailu se kromě základních informací (částka, zákazník,…) propisuje i text Interní poznámky dokladu. Pokud je v předmětu zprávy zasílaného e-mailu cokoliv změněno, změna se projeví i do Interní poznámky. Následující schvalovatel tedy vidí novou poznámku ihned v hlavičce e-mailu. Nalezne ji samozřejmě také v ES POHODA, kam ale vůbec nemusí.
* Pro správnou funkčnost tohoto řešení je zapotřebí vyhrazená e-mailová schránka pro tyto účely a k ní údaje pro napojení přes SMTP a POP3 protokoly.
Ceník řešení
| Modul | Pořizovací cena |
|---|---|
| Schvalování Přijatých faktur | 16 000,- |
| Vzdálená instalace do 1 účetní jednotky (Instalace v max. rozsahu 6h. Implementace do ES POHODA E1, konfigurace e-mailových služeb, testování a předání. Práce nad rámec jsou zpoplatňovány sazbou „práce programátora“ dle platného ceníku služeb) |
9 000,- |
| Schvalování Vydaných objednávek | 16 000,- |
| Vzdálená instalace do 1 účetní jednotky (Instalace v max. rozsahu 6h. Implementace do ES POHODA E1, konfigurace e-mailových služeb, testování a předání. Práce nad rámec jsou zpoplatňovány sazbou „práce programátora“ dle platného ceníku služeb) |
9 000,- |
Řešení dostupné pouze pro Informačním systém:
*Všechny ceny uvedeny v Kč a bez DPH
*Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.
*Pozn. Na řešení je poskytována záruka 6 měsíců od dokončení instalace.
Další návrh/tip pro vás:
Máte zájem řešení ještě více automatizovat přesně podle vašich potřeb?
Na míru vám řešení modifikujeme tak, aby se maximálním způsobem zautomatizovaly procesy související s generováním balíků, které jsou typické pro vaši společnost.
Nabízíme vám např. možnost výběru typu dopravce a způsobu dopravy na základě informací, které máte již ve vašem e-shopu, generování balíkové soupisky po zkontrolování objednávky skladníkem a mnoho dalšího.
V případě vašeho zájmu nás neváhejte kontaktovat.
