Systém pro provoz hotelu

Program Jazz Hotel umožní vedení agendy recepce ubytovacího zařízení. Je určen pro menší a střední hotely, penziony, ubytovny a jiná zařízení hotelového typu.

Tento produkt pokrývá většinu činností vztahujících se k provozu recepce hotelu, které je možné softwarově řešit.

 

Rezervace ubytování

Program Jazz Hotel prostřednictvím grafického kalendářového zpracování již zapsaných rezervací a obsazených pokojů v průběhu zvoleného období maximálně zjednoduší orientaci recepční služby. Díky tomu je služba lépe schopna v případě obsazenosti hotelu okamžitě reagovat nabídkou jiného typu pokoje či jiného termínu.

Přímo v kalendáři může recepční jednoduchým tažením myší vložit nové rezervace nebo otevřít hotelové účty podle požadavku zákazníka.

V kalendáři jsou také barevně rozlišeny potvrzené a nepotvrzené rezervace. Ke každé rezervaci je  totiž možné zaznamenat, dokdy má být zákazníkem potvrzena a zda-li již zákazník rezervaci potvrdil.

Zadání nové rezervace je ještě více jednodušší, pokud byl zájemce o rezervaci hostem hotelu již v minulosti. V tomto případě nemusí recepční vyplňovat žádné údaje o zákazníkovi, ale pouze jej vybere z adresáře. Všechny potřebné informace se tak doplní zcela automaticky.

Systém podporuje i hromadné vytváření rezervací a otevírání hotelových účtů (např. při hromadné rezervaci pokojů pro cestovní kancelář nebo při příjezdu turistické výpravy).
 

Práce s hotelovým hostem

O každém zákazníkovi hotelu je možné vést velmi podrobný záznam v adresáři (tzv. „banka hostů“) a uvedené informace využívat v rámci věrnostních programů či při poskytování bonusů.

Hosty hotelu lze také zařadit do různých, volně definovatelných skupin. U každého hosta existuje záznam o historii jeho pobytu v hotelu, tj. v jakém období a na jakém pokoji byl ubytován.

 

Otevření hotelového účtu

Otevření hotelového účtu a příjem hosta může recepční služba výrazně urychlit díky vytvoření účtu z již zadané rezervace. Hotelový účet otevře během několika málo okamžiků, a to i v případě kompletního zadání všech potřebných údajů ručně či výběrem hosta z adresáře, pokud již hotel navštívil.

Ke každému hotelovému hostu je možné zadat všechny potřebné údaje včetně údajů, které jsou vyžadovány pro přihlašovací formulář cizince, který může recepční vytisknout přímo z programu.

V případě přestěhování hosta na jiný pokoj je možné uvedenou změnu zadat do programu jednoduchým výběrem jiného čísla pokoje.

 

Zatěžování hotelového účtu

Hotelový účet může recepční průběžně zatěžovat tak, jak host postupně využívá služby hotelu. Jednotlivé položky, které dle potřeby nadefinuje vedení hotelu, může recepční zadat prostřednictvím kódu položky nebo jejím výběrem ze seznamu.

V případě chybného zadání lze každou položku do uzavření hotelového účtu podle potřeby opravit nebo zrušit.

 

Vyúčtování a uzavření hotelového účtu

Uzavření účtu a vytištění stvrzenky je záležitost okamžiku a recepční se nezdržuje zbytečným papírováním či prací s počítačem a může se plně věnovat hostům.

Program podporuje i rozdělení účtu mezi více samostatně platících hostů, vytvoření faktury nebo převedení do odložených účtů pro hromadnou fakturaci (např. pokud pobyt hosta hradí cestovní kancelář).

V případě potřeby může recepční zvolit jinou formu úhrady než hotovostní, vyúčtovat položky za speciální cenu (např. pro stálé klienty či VIP zákazníky), vytisknout stvrzenku v cizím jazyce nebo přijmout úhradu v cizí měně.

V případě hromadné fakturace více účtů nejprve hotelové účty recepční převede do odložených účtů, kde následně zvolí ty, které mají být vyfakturovány.

 

Evidence poplatků

Systém podporuje automatickou evidenci různých turistických, lázeňských a podobných poplatků včetně jejich uživatelské definice. Recepční služba vždy za dané období vytiskne danou tiskovou sestavu a hotel odvede příslušný poplatek obci.

 

Rezervace ostatních zařízení

Program obsahuje také agendu pro uchování informací rezervovaných zařízení, které jsou uživatelsky definovatelné. Mezi takovéto zařízení mohou patřit například salónky nebo sportovní zařízení (tělocvičny, tenisové nebo squashové kurty, bowlingové dráhy, sauna atd.).

Veškeré údaje týkající se těchto rezervací lze zobrazit formou kalendáře, která je pro personál velmi přehledná. Založení nové rezervace lze provést přímo v kalendáři, aplikace samozřejmě hlídá případnou kolizi mezi jednotlivými rezervacemi.

 

Tiskové sestavy a manažerské výstupy

Program Jazz Hotel a skladový systém poskytují mnoho tiskových výstupů, které použijete například pro vytištění denní uzávěrky, plánu stravování dle jednotlivých porcí ubytovaných hostů, knihy ubytovaných, pro analýzu prodejů služeb nebo pro sestavení inventury.

Vedení hotelu má k dispozici i informační plochu, na které ihned vidí, jaký je stav obsazenosti hotelu. Zobrazeny mohou být i další informace nezbytné pro řízení hotelového provozu.

 

Spolupráce s účetním systémem

Produkt Jazz Hotel pracuje přímo s databází ekonomického systému POHODA ve variantách Jazz, Standard, Premium a Komplet, čímž je zabezpečeno vedení pokladny, fakturace skladová evidence a případně i přímé zpracování účetnictví a účetních dokladů.

Pro vlastní práci se systémem Jazz Hotel nemusí být ekonomický systém POHODA spuštěný, ale musí být na daném počítači legálně nainstalován.

Recepční služba tak s ekonomickým systémem vůbec nepřijde do styku a pro vlastní práci používá ergonomicky propracované prostředí systému Jazz Hotel, které je optimalizováno pro maximální jednoduchost a rychlost práce.