Upomínkovač faktur po splatnosti

Upomínkovač faktur po splatnosti je externí nástroj spolupracující přímo s ES POHODA umožňující automatické hromadné generování upomínek z faktur vydaných a jejich následné odeslání ve formátu .pdf na e-mail či fax zákazníka.

Nástroj umožňuje definovat až 5 různých druhů upomínek. Druh upomínky se k danému dokladu přiřazuje podle dnů po splatnosti daného dokladu. Časové intervaly pro odesílání upomínek a jejich chování je libovolně nastavitelné.

Uživatel má přehled o všech odeslaných upomínkách vztahujících se k danému dokladu díky poli volitelného parametru, kde se evidují veškeré stavy odeslaných upomínek.

Příklad nastavení intervalů pro různé druhy upomínek:

Upomínka č. 1

Tato upomínka může být generována pro doklady, které jsou po splatnosti jeden a více dní, maximálně však 13. Tento druh upomínky je zákazníkovi na daný doklad zaslán pouze jednou.

Upomínka č. 2

Tato upomínka může být generována pro doklady, které jsou po splatnosti mezi 14 a 29 dny. Upomínka je zasílána opakovaně.

Upomínka č. 3

Tato upomínka může být generována pro doklady, které jsou po splatnosti 30 nebo více dní. Upomínka je opět zasílána opakovaně.

Co s nástrojem Upomínkovač získáte?

• Zjednodušení práce při zasílání upomínek
• Automatizování procesu upomínkování
• Efektivnější vymáhání pohledávek
• Přehlednější evidence odeslaných upomínek

Generování a rozesílání upomínek

Upomínky jsou generovány automaticky pomocí naprogramovaného skriptu. Jejich generování lze libovolně nastavit dle Vašich specifických požadavků.

Příklad nastavení generování upomínek:

Generování upomínek může probíhat ve dnech pondělí až pátek. Ve dnech PO, ST, PÁ může být možnost generování zobrazena vždy. Ve dnech UT, CT může být možnost zobrazena pouze v případě, že předchozí den upomínky nebyly vygenerovány. Upomínky jsou generovány dle předložených šablon a to do formátu PDF.

Emailová adresa se pak bere z pole Email a Faxové číslo z pole Fax u daného kontaktu buď na dokladu, nebo v agendě Adresář. Může existovat jeden kontakt, který je zároveň pro email i fax a také může být tento příznak nastaven na hlavní adrese firmy, není tedy nutné vytvářet nové kontakty. Kontaktů pro zasílání upomínek může být pro danou adresu i více, pak jsou použity všechny kontakty pro zaslání daného typu upomínky.

Pro každého zákazníka je generována pouze jedna upomínka daného druhu, tj. upomínka obsahuje vždy všechny doklady po splatnosti pro upomínku tohoto typu.

Agenda Faktury vydané

Formulář agendy Faktury vydané je doplněn o volitelný parametr Log podmínek, kde se zaznamenávají informace o stavech odeslaných upomínek a také o „zatržítko“ Nezasílat upomínky, které v případě potřeby slouží k zamezení odesílání upomínek.

Tabulka agendy je upravena tak, že ke každému dokladu přibydou pole Upomínka 1-5. Datový typ tohoto pole je celé číslo a v tomto poli je uložen počet již vygenerovaných upomínek na daný doklad. Dále bude u každého dokladu pole Upomínky, ve kterém bude pouze textová informace ve formátu: „Upomínka1 – 22.10.2012, Upomínka 2 – 25.10.2012, Upomínka 3 – 30.11.2012 atd..“. V Pohodě lze provést úpravu těchto polí, pokud má uživatel povolenu funkci Hromadné úpravy, potom na změněný doklad může být upomínka vygenerována opakovaně, i když již generována byla.

Vzhled a architektura aplikace

Aplikace se instaluje na server a je možné ji pouštět ručně z jakéhokoli počítače. Software komunikuje přímo s databází Pohody přes SQL server. Pro zjednodušení zasílání upomínek je možné nastavit, že se na uživatelských stanicích aplikace sama spustí v předem určený okamžik, který si může uživatel také libovolně nastavit. Spouštění aplikace ovšem nerespektuje státní svátky a dny volna.

Po spuštění aplikace je zobrazeno okno rozdělené do několika částí dle druhů upomínek. Pro každý doklad v dané sekci je zobrazeno číslo faktury, název zákazníka, IČO, částka po splatnosti (CZK nebo cizí měna) a kontakt, na který bude upomínka zaslána. Jednotlivě je možné generování upomínky pro konkrétní doklad zrušit. Takový doklad se ve výpisu objeví při příštím spuštění, pokud samozřejmě nebudou naplněny podmínky pro jeho vyřazení (zaplacení pohledávky). Uživatel má možnost odeslat všechny upomínky nebo upomínky jednoho druhu. Pokud se neprovede odeslání některých upomínek, je aplikace automaticky spuštěna i následující den.

Šablona e-mailu

Přílohy e-mailové upomínky

Ceník řešení 

Modul	Pořizovací cena	Roční servis
Upomínkovač faktur po splatnosti	9 000,-	2 200,-
Instalace aplikace (Instalace v max. rozsahu 5h. Práce nad rámec jsou zpoplatňovány sazbou „práce programátora“ dle platného ceníku služeb)	5 000,-	0,-

Řešení dostupné pouze pro Informačním systém:

*Všechny ceny uvedeny v Kč a bez DPH

*Pozn. Specifikace služby Servis najdete zde.

*Výrobcem ekonomického systému POHODA je společnost STORMWARE s.r.o.